سایت در حال بروزرسانی می باشد !

در یادها بمانید !

88170866

آشنایی با سیستم های نوین مدیریت دارایی و اموال

آشنایی با سیستم مدیریت دارایی و اموال

چکیده :

مدیریت اموال و دارایی های ثابت در کنار سیستم های مدیریت انبار ، مهمترین روش حفظ سرمایه و افزایش بهره وری در مجموعه های صنعتی و خدماتی می باشد . در این نوشته به مفاهیم کلی در مورد روشهای نوین مدیرت اموال و دارایی های سرمایه ای می پردازیم .

مقدمه :

دارایی های سرمایه ای(که به اختصار اموال نیز گفته می شود) در هر سازمان در کنار سایر منابع آن (مانند منابع انسانی، منابع مالی،…) یکی از منابع اصلی سازمان جهت دستیابی به اهداف تعیین شده سازمان محسوب میگردد. لزوم ثبت و نگهداری این منابع به عنوان سرمایه سازمان ، استفاده موثر از بودجه سنوات گذشته ، بکارگیری کارا و بهینه این دارایی ها در مواقع ضروری (جایگزین نمودن این داراییها در مواقع نیاز) و نیز میزان عمرمفیدآنها سبب گردیده است تا جمع آوری اطلاعات در خصوص ویژگی ها و خصوصیات هریک از دارایی ، به عنوان یک نیاز اطلاعاتی مهم برای سازمانها تلقی می گردد . 

لذا سازمانها با طراحی سیستم اطلاعات مناسب میتوانند اطلاعات مورد نیاز در خصوص دارایی ها خود را بصورت گزارش های مفید و طبقه بندی شده و در کمترین زمان ممکن از این سیستم بدست آورند. همچنین کیفیت تصمیم های اتخاذ شده دربرنامه ریزی آتی سازمان درجهت تامین دارایی ها نیز، به کارآمـــــدی و قابلیت انعطاف پذیری سیستم های اطلاعاتی دارایی سرمایه ای بستگی خواهد داشت .لذا داشتن اطلاعات دقیق از میزان دارایی ها و تجهیزات سازمانی (که یکی از معیارهای تعیین اهداف سازمان، براساس توانایی تجهیزاتی و ابزاری سازمان میباشد) نقش بسزایی در بکارگیری بهینه و مناسب این تجهیزات و در نتیجه کاهش هزینه ها و سود آوری سازمان خواهد داشت.

هرچند که بکارگیری سیستم های اطلاعاتی، خصوصاً در زمینه برنامه ریزی هزینه هایی گاه بالا برای سازمانها درپی خواهد داشت ولی درصورت وجود مدیریت کارآمد می توان آن را به عنوان یک فرصت برای سازمانها تبدیل کرد. بنابراین، هزینه های مورد نظر را باید به نوعی سرمایه گذاری تلقی کرد نه هزینه. مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی دارایی های سرمایه ای نخستین و مهمترین گام رهیافت موفقیت آمیز مدیریت دارایی های سرمایه ای است .

بدون توجه به نقش مهم و حساس اطلاعات در برنامه ریزی های کلان سازمان، آن را باید به منزله کلید استراتژی در برنامه ریزی دارایی ها سرمایه ای دانست. موجودی دارایی ها، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیله سیستم اطلاعاتی دارایی های سرمایه ای(PIS )تعیین کرد. باید توجه داشت که هدف سیستم های اطلاعاتی دارایی های سرمایه ای، برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلکه سازمان و مدیریت را در برنامه ریزی مدیریت دارایی های سلرمایه ای کمک می کنند.

مدیریت نوین دارایی ثابت و اموال

اهدافی که سیستم اطلاعات دارایی های سرمایه ای در پی دستیابی به آن میباشد به شرح ذیل میباشد:

1- جمع آوری و نگهداری اطلاعات دارایی سرمایه ای بدست آمده در قالبی منسجم و یکپارچه (بانک اطلاعات دارایی های سرمایه ایی)

– 2 قابلیت پاسخگویی سریع وکامل به نیازهای اطلاعاتی دارایی های سرمایه ای متقاضیان

-3تسریع و کمک به فرآیندهای تصمیم گیری و پشتیبانی سازمان

 

اجزا سیستم اطلاعات دارایی های سرمایه ای:

 

سیستم اطلاعات دارایی های سرمایه ای از اجزای ذیل تشکیل میگردد:

-1داده های دارایی ها:
مشخصات و ویژگیهای دارایی های سازمان از قبیل نام دارایی ، شناسه دارایی ، تاریخ خرید ، تحویل گیرنده ، محل استقرار

2- سیستم پردازش داده های دارایی ها:
تبدیل داده های دارایی به اطلاعات دارایی جهت استفاده در سازمان

3-کاربر سیستم:
شخصی که با هرعنوان شغلی از قبیل کارشناس اموال و …. جهت ثبت داده های دارایی و پردازش آنها به منظور ایجاد بانک اطلاعلات دارایی فعالیت مینماید

4-خروجی سیستم اطلاعات دارایی ها:
که شامل اطلاعات دارایی موردنیاز جهت استفاده در سازمان و یا تاثیر گذاری برفرآیندهای مختلف سازمان

انواع سیستم های اطلاعات دارایی های سرمایه ای:

– سیستم های سنتی اطلاعات دارایی های سرمایه ای:


با توجه به عدم استفاده سیستم های سنتی از ابزارها و فناوریهای روز محدودیتهایی به شرح ذیل برای این سیستمها ایجاد میگردد 1. عدم اراده گزارش متناسب با نیاز مدیران 2. عدم بروزرسانی مطلوب اطلاعات دارایی 3. کند نمودن فرآیندهای جابجایی و برگشتی اموال و نیز فرآیند اموال گردانی سازمان ۴. با توجه ثبت دستی در دفاتر اموال این فعالیتها بسیار زمانبر بوده و حجم و فضای زیادی را اشغال میکند.


– سیستم های نوین اطلاعات دارایی های سرمایه ای:


سیستم های نوین اطلاعات دارایی های سرمایه ای شامل موارد ذیل میباشند:


الف – سیستم اطلاعاتی دارایی های سرمایه ای مبتنی بر بارکد:


مزایای استفاده از بارکد در مدیریت دارایی های سرمایه ای:


– 1: سرعت و دقت بالا در جمع آوری و ورود اطلاعات دارایی ها
– 2 : امکان تخصیص شناسه(کد)یونیک برای هر یک از دارایی ها
– 3 : به حداقل رسانیدن خطاهای عملیاتی و اطلاعاتی
– 4 : انجام فرآیندانبار گردانی و اموال گردانی به صورت غیر دستی و با سرعت و دقت بالا

 

مدیریت اموال و دارایی ثابت

تجهیزات مورد نیاز جهت اجرای سیستم بارکد مدیریت دارایی های سرمایه ای :

1- نرم افزار سیستم اطلاعات دارایی های سرمایه ای: این نرم افزار باید طوری طراحی و اجراگردد که قابلیت ورود اطلاعات بر اساس سیستم بارکد را داشته باشد.همچنین نرم افزار مدیریت دارایی باید دارای برنامه های کاربردی متناسب با نیاز آن سازمان طراحی و پیاده گردد.از جمله امکانات این نرم افزار به شرح ذیل میباشد:

– ثبت ورودها و خروجی ها دارایی ها (رسید و حواله انبار) به صورت غیر دستی ومکانیزه
– اختصاص یک کد سریالی )بارکد( برای هر واحد از کالا
– قابلیت تولید بارکد براساس کد اختصاص یافته توسط نرم افزار
– ایجاد امکان ردیابی هرکالا بر اساس شماره سریال
– امکان ارائه گزارش براساس نیاز (محل استقرار – تحویل گیرنده – کد سریال – نوع کالای موجود)
– امکان تعریف شرایط جایگزینی دارایی ها بجای یکدیگر در موقعیت های خاص

2_ چاپگر بارکد : این چاپگرها می توانند بارکد تولید شده توسط نرم افزار را بر روی انواع برچسب چاپ و تکثیر نمایند و در انواع رومیزی ، نیمه صنعتی و صنعتی در دسترس می باشد

3 – برچسب : این برچسب ها در انواع مختلف و به فراخور جنس اموال بوده و شامل : 1-برچسب گچی برای اموالی که از جنس چوب و یا غیره باشد، لازم به توضیح میباشد که این نوع برچسب به دلیل قدرت چسبندگی زیاد و نیز شفافیت بالای آن کاربرد بیشتری دارد. 2-برچسب متال(آلومینیومی) برای اموالی که جنس آنها فلز میباشد 3-برچسب تایوک: برای اموالی که جنس آنها از پارچه میباشد ۴-برچسب پلی استر برچس های مذکور با داشتن قابلیت چاپ بارکد بر روی آنها و ماندگاری بالا ، در شناسایی دارایی های سازمانها و نیز انجام فرآیند انبارگردانی و اموال گردانی با سرعت و دقت بالا تاثیر بسزایی دارند

۴ – .دستگاه کامپیوتر پرتابل (هندهلد): وظیفه اصلی این دستگاهها :1.ثبت ورود و خروج دارایی ها 2 .انجام فرایند کنترل موجودی(انبارگردانی یا اموال گردانی) با سرعت و دقت بالا میباشد. در فرآیند ثبت ورود و خروج دارایی ها این دستگاه از طریق سیستم بیسیم به سیستم مرکزی ثبت ورود وخروج دارایی ها متصل بوده و براحتی میتواند در هرنقطه از سازمان نسبت به انجام این فرایند اقدام نماید.

درهنگام اجرای فرآیند کنترل موجودی نیز با توجه به قابلیت برنامه نصب شده برروی این دستگاه ، درهنگام اجرای این فرآیندها با قرائت بارکدهای نصب شده برروی دارایی ها و تجزیه و تحلیل سریع آن ، نتیجه کنترل موجودی(انبار گردانی و اموال گردانی) را در خصوص کسری و یا اضافی دارایی ها اراده داده و میتوان باتوجه به نیاز هرگونه تغییر و جابجایی دارایی را در آن ثبت نموده و سپس از طریق کابل USB مستقیما در برنامه اصلی مدیریت دارایی ها قرار گیرد بدون اینکه نیاز به وارد نمودن دستی این تغییرات باشد.این دستگاه همچنین دارای گزارشهای مختلفی میباشد که میتواند کاربر را در انجام هرچه بهتر برنامه کنترل موجودی کمک نماید

مدیریت اموال و دارایی ثابت

ب – سیستم اطلاعات دارایی های سرمایه ای مبتنی بر :RFID
RFID که مخفف Identification Frequency Radio است و به برچسب هوشمند معروف است ، بیانگر سیستمهایی است که از امواج رادیویی برای انتقال اطلاعات مربوط به هویت دارایی ها استفاده میکنند . بطور کلی فن آوری RFID از تجهیزات ذیل جهت پیاده سازی بهینه خود کمک میگیرد:


1- انواع برچسب Tag
2- .انواع خواننده بر چسب Reader
3- .انواع نویسنده اطلاعات Printer
4- آنتن- تقویت کننده سیگنال
5- نرم افزار مدیریت اطلاعات
6- بانک اطلاعاتی، ساختار شبکه اطلاعاتی

فهرست مطالب

دسته بندی مطالب
بایگانی‌ها

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *